Hà Nội: Nhiều nơi vẫn yêu cầu chứng thực giấy tờ đã tích hợp trên VNeID

Thời gian qua, Hà Nội đã cắt giảm nhiều thủ tục hành chính cũng như thành phần thủ tục hành chính không cần thiết, đồng thời tiên phong, thí điểm nhiều mô hình mới nhằm phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.

Tuy nhiên, thực tế vẫn còn một số điểm nghẽn, tồn tại về thủ tục hành chính như tình trạng "cát cứ" dữ liệu tại một số đơn vị; tình trạng yêu cầu người dân nộp chứng thực giấy trong khi đã tích hợp giấy tờ trên VNeID; còn nhiều vướng mắc thủ tục đất đai; một phần tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính bị chậm muộn trong việc giải quyết...

Đầu tháng 11, đi làm thủ tục xin việc tại một công ty trong khu công nghiệp Bắc Thăng Long, chị Nguyễn Thị Trang được yêu cầu phải có chứng thực sao y giấy, không chấp nhận chứng thực điện tử với một số hồ sơ liên quan. Chị Trang sau đó đến UBND xã Thiên Lộc (Hà Nội) để làm thủ tục chứng thực các giấy tờ, trong đó căn cước cũng phải chứng thực.

Gần 2/3 thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực, hộ tịch

Trong bối cảnh đẩy mạnh xây dựng Chính phủ số và cải cách thủ tục hành chính, việc đổi mới quy trình chứng thực, đặc biệt là chứng thực bản sao từ bản chính đang trở thành một yêu cầu cấp thiết nhằm giảm thiểu gánh nặng giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công dân và doanh nghiệp.

Quy trình chứng thực là một trong những dịch vụ công cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch dân sự và hành chính. Tuy nhiên, việc thực hiện chứng thực theo “thói quen cũ” khi các hệ thống tiếp nhận điện tử và dữ liệu chưa được chia sẻ rộng rãi đã tạo ra áp lực lớn lên các cơ quan quản lý, đặc biệt ở cấp xã, phường.

Việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến như bản sao số (digital copies) và trí tuệ nhân tạo (AI), không chỉ là xu hướng mà còn là đòn bẩy để nâng cao chất lượng dịch vụ công và minh bạch hóa quy trình hành chính.

Không chỉ chị Trang phải đi làm thủ tục chứng thực giấy tờ, tại các xã, phường ở Hà Nội, số lượng công dân đi làm thủ tục chứng thực rất lớn. Theo chị Trang, nhiều giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID nhưng một số công ty vẫn yêu cầu phải có chứng thực sao y, nhiều người bức xúc nhưng vì công ty yêu cầu nên không còn cách nào khác là phải đi chứng thực.

Anh Nguyễn Đức Trung (23 tuổi, trú tại phường Cửa Nam, Hà Nội) khi đi nộp hồ sơ xin việc, anh được yêu cầu phải nộp bản sao y, không chấp nhận chứng thực điện tử đối với một số giấy tờ. Bất đắc dĩ, anh phải đến UBND phường Ô Chợ Dừa để thực hiện chứng thực sao y, trong đó có cả căn cước - loại giấy tờ vốn đã có đầy đủ dữ liệu trên hệ thống định danh.

Anh Trung cho biết điều này vừa tốn thời gian, chi phí, vừa gây phiền hà không đáng có. "Tôi phải mất gần một buổi sáng để có thể xin được chứng thực bản giấy này. Khi đến trụ sở phường, tôi được một số bạn sinh viên hướng dẫn lấy số thứ tự và sau đó thực hiện các bước xin chứng thực trên VNeID. Giờ đã có các thông tin trên VNeID không hiểu sao nhiều công ty vẫn đòi bản chứng thực căn cước công dân, rất mất thời gian", anh Trung bức xúc.

Thực tế, nhiều người dân phản ánh dù Chính phủ đã đẩy mạnh chuyển đổi số, giảm giấy tờ, tăng chia sẻ dữ liệu, nhưng một số cơ quan, tổ chức vẫn giữ thói quen “đòi” bản sao chứng thực vì e ngại rủi ro hoặc chưa cập nhật quy định. Điều này tạo nên nghịch lý công nghệ đã sẵn sàng nhưng quy trình vẫn cũ, khiến người dân phải đi photo, chứng thực những giấy tờ mà hệ thống đã xác thực từ trước.

Cần chấm dứt thói quen hành chính truyền thống

Khảo sát của phóng viên Dân trí cho thấy số lượng hồ sơ làm thủ tục chứng thực và hộ tịch chiếm đến 70-80% số lượng thủ tục hành chính của các xã, phường hàng ngày.

Tại xã Thiên Lộc, nơi có khu công nghiệp Thăng Long với lượng hồ sơ luôn đứng đầu Hà Nội, khối lượng công việc liên quan đến chứng thực là rất lớn. Tổng số hồ sơ chứng thực ở xã Thiên Lộc từ ngày 1/7 đã được thống kê là hơn 11.500 trường hợp, trong đó dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, chiếm ưu thế với hơn 8.000 hồ sơ.

Việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính hiện nay chiếm từ 70% đến 80% tổng số hồ sơ của các xã, phường. Tỷ lệ cao này phản ánh thói quen hành chính truyền thống, nơi yêu cầu chứng thực bản sao y bản chính trở thành quy định mặc định khi chưa có dữ liệu điện tử hoặc khi các hệ thống tiếp nhận điện tử chưa được thiết lập để chia sẻ dữ liệu. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực công mà còn tạo ra rào cản cho công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính khác.

Ông Lưu Ngọc Cảnh, Phó Chánh văn phòng UBND xã Thiên Lộc, cho biết từ ngày 1/7, hồ sơ liên quan đến chứng thực ở xã rất lớn. Số lượng hồ sơ chứng thực chiếm khoảng 2/3 toàn bộ thủ tục hành chính mà xã giải quyết. “Chúng tôi đã thực hiện cấp chứng thực điện tử nhưng nhiều cơ quan, đơn vị không chấp nhận chứng thực điện tử của công dân, buộc công dân lại phải đi làm chứng thực giấy”, ông Cảnh nói.

Ông Cảnh cho biết có những thời điểm phải mở toàn bộ các cửa, huy động tối đa cán bộ của văn phòng để tiếp nhận, xử lý hồ sơ về chứng thực giấy do nhu cầu của công dân quá lớn. Ông Cảnh nhìn nhận việc công dân phải đi làm công chứng thực giấy rất tốn kém và mất thời gian.

Chỉ khi thành phố có văn bản cấm các cơ quan, các đơn vị, các công ty trên toàn địa bàn thành phố phải sử dụng chứng thực giấy và phải sử dụng chứng thực điện tử thì mới giảm tình trạng công dân đi làm công chứng giấy.

Lãnh đạo xã Thiên Lộc cho hay thời gian qua, xã Thiên Lộc đã yêu cầu các cơ quan Nhà nước trên địa bàn xã không được yêu cầu người dân phải chứng thực những giấy tờ đã tích hợp, đồng thời sử dụng bản chứng thực điện tử nếu cần. Xã Thiên Lộc cũng đã có văn bản đề nghị các đơn vị trong khu công nghiệp Thăng Long như vậy nên tình thời gian gần đây tình trạng này cũng đã có chuyển biến rõ rệt.

Tương tự, tại phường Lĩnh Nam, bà Kiều Thị Hoa (cán bộ phường) cho biết thủ tục hành chính hàng ngày ở phường chủ yếu là chứng thực và hộ tịch, phần nhiều là chứng thực.

“Hàng ngày chủ yếu giải quyết giấy tờ chứng thực, chiếm 80-85% thủ tục hành chính của phường. Khi công dân đến làm chứng thực, chúng tôi đồng thời làm chứng thực điện tử nhưng rất nhiều cơ quan, đơn vị không chấp nhận, buộc công dân phải chứng thực bản giấy. Rất mất thời gian”, bà Hoa nói.

Theo bà Hoa, điều vô lý là nhiều cơ quan, đơn vị vẫn yêu cầu công dân mang căn cước và hộ khẩu đi chứng thực, sao y bản chính rồi mới tiếp nhận hồ sơ. “Người dân rất mất thời gian và tốn kém về việc này. Trên thực tế chỉ cần mở định danh điện tử ra thì đã có đầy đủ thông tin dữ liệu, việc đòi thêm chứng thực các giấy tờ này là rất bất cập và khổ dân”, bà Hoa cho hay.

Bà Hoa nhấn mạnh bản điện tử dùng được nhiều lần, phải có quy định 100% các cơ quan hành chính trong và ngoài Nhà nước khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục của công dân đều phải dùng hồ sơ điện tử thì mới bỏ được chứng thực giấy. “Theo tôi cần bỏ hẳn chứng thực giấy. Chứng thực điện tử công dân có thể làm online, tuy nhiên cần có quy định cụ thể việc kiểm tra giấy tờ gốc khi chứng thực”, bà Hoa kiến nghị.

Cần mạnh dạn áp dụng hoặc thí điểm chính sách có lợi cho người dân, doanh nghiệp

Đại biểu Quốc hội Trương Xuân Cừ (Hà Nội) nhấn mạnh thời gian qua, lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ đã rất quan tâm đến vấn đề số hóa, cắt giảm thủ tục hành chính. Từ thực tế, đại biểu Cừ cho rằng các địa phương nói chung và Hà Nội nói riêng cần tiếp tục mạnh dạn rà soát và cắt giảm các thủ tục cũng như các thành phần thủ tục hành chính không cần thiết để phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Nói về vấn đề chứng thực, đại biểu Cừ nhấn mạnh những giấy tờ đã tích hợp trên VneID thì cần dứt khoát không được yêu cầu người dân công chứng hay chứng thực. Cùng với đó, Hà Nội và các địa phương có thể mạnh dạn thí điểm yêu cầu các cơ quan, tổ chức, công ty… không được yêu cầu người dân nộp chứng thực giấy mà phải sử dụng điện tử.

Các chuyên gia cho rằng đổi mới quy trình chứng thực là cần thiết, không chỉ dừng lại ở việc số hóa mà phải hướng tới sự đơn giản hóa thủ tục và giảm gánh nặng pháp lý không cần thiết. Các mục tiêu chính của việc đổi mới gồm mở rộng và đơn giản hóa việc thực hiện chứng thực: Cần có lộ trình mở rộng và đơn giản hóa thủ tục chứng thực từ bản sao từ bản chính.

Giảm tính pháp lý của giấy tờ sao y: Một bước đi quan trọng là giảm tính pháp lý của các giấy tờ sao y bản chính. Khi hệ thống dữ liệu quốc gia được xây dựng hoàn chỉnh, nhiều loại giấy tờ có thể được xác thực điện tử mà không cần bản sao có chứng thực.

Gắn trách nhiệm của người nộp hồ sơ: Cần hình thành cơ sở pháp lý để gắn trách nhiệm của người nộp hồ sơ đối với các giấy tờ mà họ cung cấp, từ đó loại bỏ yêu cầu chứng thực. Việc chuyển trọng tâm từ kiểm soát hình thức (bản sao y) sang kiểm soát tính xác thực của thông tin gốc sẽ giúp quy trình hành chính trở nên thông thoáng hơn…

Để hiện thực hóa các mục tiêu trên, việc áp dụng công nghệ số là giải pháp cốt lõi. Một trong những sáng kiến quan trọng đang được thí điểm tại Hà Nội là áp dụng bản sao số (digital copies). Quy trình này cho phép các hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) tự động đối chiếu thông tin, sau khi đối chiếu hệ thống sẽ hình thành bản sao số, có tích hợp mã QR tra cứu để công dân có thể sử dụng nộp hồ sơ.

Việc sử dụng bản sao số được tạo ra và xác thực bởi AI thay vì bản sao giấy có chữ ký và con dấu truyền thống, đại diện cho một bước tiến nhảy vọt trong cải cách hành chính, chuyển đổi hoàn toàn phương thức quản lý giấy tờ truyền thống sang môi trường số.

Việc đổi mới quy trình chứng thực, đặc biệt là thông qua việc áp dụng thí điểm bản sao số và công nghệ AI, đại diện cho một bước chuyển mình mạnh mẽ trong cải cách thủ tục hành chính. Bằng cách tập trung vào việc giảm bớt sự phụ thuộc vào các thủ tục sao y bản chính truyền thống (chiếm 70-80% khối lượng công việc ở cấp cơ sở) và tăng cường trách nhiệm của người nộp hồ sơ, hệ thống hành chính công sẽ trở nên tinh gọn, hiệu quả và lấy công dân làm trung tâm.

Sự kết hợp giữa các sáng kiến công nghệ và nền tảng số hóa đã được xây dựng (thể hiện qua tỷ lệ hồ sơ cấp kết quả điện tử cao ở nhiều đơn vị) là cơ sở vững chắc để tiến tới một nền hành chính hiện đại, không giấy tờ.

Quy trình chứng thực mới, với bản sao số và mã QR tra cứu, giống như việc chuyển đổi từ một hệ thống thủ thư truyền thống (chỉ kiểm tra bản sao giấy) sang một hệ thống thư viện kỹ thuật số tiên tiến, nơi thông tin có thể được xác thực ngay lập tức bằng công nghệ, giúp công dân và cơ quan quản lý tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.