Trước đây, công chức tư pháp ở Đà Nẵng chỉ “ký nháy” để lãnh đạo ký chính thức vào thủ tục chứng thực. Nhưng khi thực hiện việc ủy quyền, công chức sẽ trực tiếp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Từ ngày 1/9, UBND phường Hòa Khánh, thành phố Đà Nẵng đã triển khai cơ chế ủy quyền trong chứng thực. Đây là một trong những địa phương đầu tiên tại thành phố triển khai cơ chế đặc thù này.
Theo UBND phường Hòa Khánh, trung bình mỗi ngày, trung tâm phục vụ hành chính công tiếp nhận khoảng 100 hồ sơ chứng thực. Nhờ ủy quyền, lượng người tập trung tại trung tâm giảm 60-70% so với trước, không còn cảnh quá tải vào giờ cao điểm.
Bà Lê Thị Thiện, công chức UBND phường Hòa Khánh ký hồ sơ chứng thực trong sáng 4/9 (Ảnh: Hoài Sơn).
Ông Trần Văn Thể, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hòa Khánh, cho biết việc thực hiện ủy quyền trong chứng thực đã giúp rút gọn quy trình và rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết hồ sơ cho người dân.
Theo ông Thể, trước đây các hồ sơ chứng thực phải trình lãnh đạo UBND phường ký, sau đó chuyển qua văn thư đóng dấu rồi mới trả kết quả, dẫn đến thời gian kéo dài, thậm chí phải chờ đến hàng giờ nếu lãnh đạo bận họp.
Nay, quy trình chỉ còn lại hai bước khi công chức tư pháp hộ tịch nhận hồ sơ và được ủy quyền trực tiếp ký trong phạm vi quy định, văn thư bố trí ngay tại trung tâm để đóng dấu. Nhờ vậy mỗi hồ sơ chỉ khoảng 10 phút là hoàn tất.
Ông Thể cho biết phường đã bố trí 3 cán bộ được ủy quyền (2 cán bộ văn phòng và 1 cán bộ tại trung tâm), tất cả đều có trên 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư pháp.
Phạm vi ủy quyền gồm chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (ở Việt Nam và nước ngoài) cấp hoặc chứng nhận.
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Riêng thủ tục về chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở vẫn do các phòng chuyên môn thực hiện. Vì theo ông Thể, lĩnh vực này đòi hỏi hệ thống dữ liệu đồng bộ về đất đai, ngân hàng và dân cư mới có thể tránh được rủi ro.
Ngoài những thuận lợi, ông Thể cho biết vẫn còn một số vướng mắc như trung tâm chỉ có một con dấu chính, chưa được cấp dấu phụ, dẫn đến việc xử lý hồ sơ vẫn phải phụ thuộc vào khâu văn thư.
Công chức sẽ trực tiếp nhận hồ sơ chứng thực, đối chiếu và xử lý tại chỗ (Ảnh: Hoài Sơn).
Sau 2 ngày đầu được ủy quyền ký chứng thực, bà Lê Thị Thiện, công chức UBND phường Hoà Khánh cho biết khối lượng công việc được xử lý nhanh chóng, không để hồ sơ tồn đọng.
“Hồ sơ của người dân được giải quyết ngay trong ngày, trung bình chỉ mất khoảng 10 phút là trả kết quả. Buổi sáng tuy có đông người đến làm thủ tục nhưng đều được giải quyết ngay”, bà Thiện chia sẻ.
Về phía cá nhân, bà Thiện cho rằng quá trình thực hiện không gặp vướng mắc. Trước đây, công chức tư pháp chỉ “ký nháy” để lãnh đạo ký chính thức, nhưng nay khi được ủy quyền trực tiếp, bà là người chịu hoàn toàn trách nhiệm.
“Trước là “ký nháy”, nay là ký chính thức, về bản chất trách nhiệm cũng tương tự nhau, không có gì thay đổi đáng kể. Tôi vẫn thực hiện công việc với tinh thần trách nhiệm như trước”, bà Thiện nhấn mạnh.
Ngày 29/8, UBND phường Hoà Khánh đã ban hành quyết định ủy quyền cho 3 công chức thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực theo Nghị quyết Hội đồng nhân dân thành phố.
Quyết định cũng nêu rõ, thẩm quyền chứng thực của chủ tịch UBND phường vẫn giữ nguyên, trong khi công chức được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, báo cáo định kỳ và không được phép ủy quyền lại.