Sau sáp nhập, tài liệu của các xã, phường và cấp huyện cũ được tập trung chuyển giao về UBND cấp xã mới. Vậy phòng chuyên môn nào có trách nhiệm quản lý các tài liệu này?
Bà Ánh Tuyết, cán bộ công tác tại một phường thuộc tỉnh Lâm Đồng cho biết, kho của UBND phường đang lưu trữ, bảo quản nhiều giấy tờ, hồ sơ được bàn giao từ các đơn vị chính quyền các cấp cũ. Hiện phường vẫn chưa xác định rõ phòng chuyên môn nào có trách nhiệm quản lý, bảo quản những tài liệu này.
Theo bà Tuyết, tài liệu trên là của các xã, phường cũ khi sáp nhập và tài liệu của UBND cấp huyện cũ, hiện đã được bàn giao và tập trung về kho của UBND phường mới.
“Kho tài liệu này theo chức năng, nhiệm vụ và quy định thì thuộc Phòng Văn hóa - Xã hội UBND phường hay Văn phòng HĐND và UBND phường quản lý?”, bà Tuyết hỏi.
Bà Tuyết đề nghị Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể về phòng chuyên môn chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ, tài liệu, nhằm giúp cấp xã triển khai thống nhất và đúng thẩm quyền, đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.
Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản nghiêm ngặt theo quy định (Ảnh minh họa: Trịnh Nguyễn).
Trả lời phản ánh của bà Ánh Tuyết, Bộ Nội vụ cho biết: “Các phòng chuyên môn được tổ chức ở cấp xã bao gồm: Văn phòng HĐND và UBND, phòng Kinh tế (hoặc Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị) và phòng Văn hóa - Xã hội”.
Theo Bộ Nội vụ, phòng Văn hóa - Xã hội có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; không có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân. Do đó, mỗi phòng chuyên môn tổ chức bộ phận lưu trữ riêng để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của UBND cấp xã như trước đây.
Đối với việc quản lý kho lưu trữ của UBND cấp xã hình thành trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, Bộ Nội vụ cho biết do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 59 Luật Lưu trữ năm 2024.
Điều 59 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
Theo Khoản 1 Điều 59, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, có 4 trách nhiệm sau đây:
Thứ nhất là tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Thứ hai là chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Thứ ba là chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn.
Thứ tư là chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
Khoản 2 Điều 59 quy định: “Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu”.