Hàng tồn kho là một trong những vấn đề khiến nhiều hộ kinh doanh băn khoăn, lo lắng khi bỏ thuế khoán, chuyển sang thuế kê khai từ năm 2026 và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng.
Phân loại hàng hóa theo nguyên tắc rõ ràng
Chỉ còn hơn chục ngày nữa là đến thời điểm chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai, ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas, đưa ra những gợi ý giúp hộ kinh doanh xử lý bài toán hàng tồn kho trong giai đoạn chuyển tiếp.
Theo ông Tuấn, trước hết, hộ kinh doanh cần xác định nguyên tắc phân loại hàng hóa.
Thứ nhất, phân loại hàng hóa dựa trên hóa đơn, chứng từ. Theo đó, hàng tồn kho được chia thành hai nhóm.
Nhóm thứ nhất là hàng hóa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Với nhóm này, việc hạch toán chi phí, chứng minh nguồn gốc hàng hóa cũng như nhập lên phần mềm để bán ra và xuất hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi.
Nhóm thứ hai là hàng hóa tồn kho không có hoặc không đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Với nhóm này, việc xác định chi phí hợp lý sẽ gặp khó khăn hơn, song hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn khi bán ra. Khi cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, hộ kinh doanh cần trung thực trong việc giải trình.
Chuyên gia gợi ý nhiều cách để hộ kinh doanh xử lý hàng tồn kho khi chính thức bỏ thuế khoán từ năm 2026. Ảnh: Thạch Thảo
Thứ hai, phân loại hàng hóa dựa trên tiêu chí hàng thật, hàng giả. Bên cạnh lượng hàng thật nhưng thiếu hóa đơn, chứng từ, thực tế còn tồn tại không ít hàng giả, hàng hóa độc hại, không rõ nguồn gốc. Nếu không kiểm soát chặt, nguy cơ hợp thức hóa nguồn gốc cho các loại hàng hóa này khi xuất hóa đơn là rất lớn, gây rủi ro cho người tiêu dùng.
Do đó, hộ kinh doanh cần chủ động phân loại hàng hóa thành hai nhóm. Với hàng thật, tiếp tục phân loại theo nhóm có hoặc không có hóa đơn, chứng từ để bán ra bình thường trong thời gian tới. Với hàng giả, hàng hóa độc hại, hộ kinh doanh cần chủ động xử lý, tiêu hủy, tuyệt đối không đưa ra thị trường, đồng thời lưu ý rõ trách nhiệm pháp lý nếu vi phạm.
Cam kết trung thực và các bước thực hiện cụ thể
Chia sẻ với PV VietNamNet, ông Lê Văn Tuấn cho biết bản cam kết trung thực với cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường không mang giá trị pháp lý, nhưng là sự nhắc nhở về trách nhiệm của hộ kinh doanh. Trường hợp bán hàng thật nhưng thiếu hóa đơn, chứng từ thì không bị xem là vi phạm.
Sau khi chuẩn bị về mặt tư tưởng, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước cụ thể.
Trước hết, tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho tại thời điểm 31/12/2025. Việc kiểm kê phải ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá trị và tình trạng hàng hóa, được lập thành biên bản có chữ ký xác nhận và lưu trữ cẩn thận.
Trong quá trình kiểm kê, hộ kinh doanh cần phân loại rõ hàng hóa có hóa đơn, chứng từ hay không, đồng thời tách riêng hàng giả, hàng độc hại để xử lý hoặc tiêu hủy.
Trên cơ sở biên bản kiểm kê, lập danh sách hàng hóa để nhập lên hệ thống phần mềm, phục vụ việc bán hàng bình thường từ năm 2026. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là căn cứ để theo dõi, hạch toán giá vốn trong nội bộ và phục vụ giải trình khi cần thiết.
Với hàng hóa có giá trị lớn, hộ kinh doanh nên sử dụng dịch vụ thẩm định giá. Kết quả thẩm định sẽ là căn cứ ghi sổ kế toán và được tính vào chi phí hợp lý.
Trong giai đoạn chuyển tiếp, hộ kinh doanh không nên quá lo lắng bởi cơ quan thuế và các cơ quan quản lý cũng hiểu rõ đặc thù này. Điều quan trọng là hộ kinh doanh cần trung thực trong quá trình thực hiện.
“Bước sang năm 2026, hộ kinh doanh cần dần hình thành thói quen lấy hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, chi phí, công cụ dụng cụ hoặc tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh. Việc này không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa mà còn có lợi trong việc xác định nghĩa vụ thuế dựa trên lợi nhuận thực tế.
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hộ kinh doanh cũng nên sử dụng hóa đơn điện tử. Thực tế cho thấy, nếu người mua có nhu cầu lấy hóa đơn mà hộ kinh doanh không xuất được, họ sẽ chuyển sang nhà cung cấp khác. Tương tự doanh nghiệp, người mua thường ưu tiên lựa chọn đối tác có thể xuất hóa đơn để hạch toán chi phí”, ông lưu ý.
Ông Tuấn cho rằng, việc sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ có thể trở thành lợi thế cạnh tranh của hộ kinh doanh so với những đối thủ không sử dụng hóa đơn. Khi người mua đã quen với các nhà cung cấp có xuất hóa đơn, họ rất khó thay đổi thói quen để quay lại mua ở nơi không đáp ứng được yêu cầu này.