Hộ kinh doanh lúng túng với hàng tồn không hóa đơn chứng từ

Từ năm 2026, hộ và cá nhân kinh doanh sẽ phải chuyển từ nộp thuế khoán sang kê khai, nghĩa là mọi doanh thu, chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Quy định này khiến nhiều tiểu thương lo lắng vì lượng hàng tồn kho lớn không có hóa đơn nhập hàng, dễ bị xem là không rõ nguồn gốc.

Tại chợ Tân Bình (TP HCM), bà Ngọc Lan - kinh doanh quần áo, túi xách, giày dép nhập từ Quảng Đông (Trung Quốc), cho biết phần lớn hàng mua qua trung gian hoặc đường tiểu ngạch, không có hóa đơn đầu vào. Nhiều mối hàng nhỏ chỉ bán theo kiện, thanh toán tiền mặt.

Tương tự, ông Hoàng, tiểu thương hơn 20 năm bán dép ở chợ Bà Chiểu (TP HCM) nói, hàng nhập chủ yếu từ các xưởng nhỏ, chỉ ghi tay theo dõi. Nhiều đầu mối mang hàng tới tận chợ chào bán, mỗi loại vài đôi, ông cũng không có thói quen giữ chứng từ.

"Vài năm nay sức mua giảm, hàng bán chậm khiến lượng tồn kho tăng. Nếu bỏ hàng thì lỗ, mà kê khai lại không được vì gần như toàn bộ đều không có hóa đơn", ông nói.

Theo Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam Nguyễn Thị Cúc, xử lý hàng tồn kho không có hóa đơn là vướng mắc lớn nhất khi chuyển đổi của hộ kinh doanh. Bởi thời gian áp dụng thuế khoán, phần lớn họ không yêu cầu hoặc lưu hóa đơn mua hàng. Trong khi đó theo quy định hiện hành, hàng hóa mua vào phải có chứng từ hợp pháp, trừ một số trường hợp đặc biệt như mua của nông dân, ngư dân.

"Không ít trường hợp hàng được mua qua kênh không chính thức, thậm chí là nhập lậu, hàng giả hoặc không rõ nguồn gốc, dẫn đến rủi ro lớn khi chuyển sang kê khai", bà nói.

Đại diện Ban quản lý chợ phường Gia Định cho hay, thời gian qua nhiều tiểu thương đến hỏi cách kê khai hàng tồn vì phần lớn là hàng thiếu chứng từ. "Chúng tôi chỉ hướng dẫn họ kê khai theo thực tế số lượng hàng còn lại, kèm sổ tay ghi chép nếu có. Việc chấp nhận kê khai thế nào phải chờ hướng dẫn từ cơ quan thuế", vị này nói, đồng thời kiến nghị có cơ chế linh hoạt để hộ nhỏ không phải ngưng kinh doanh.

Theo số liệu từ Bộ Tài chính, đến cuối 2024, cả nước có 3,6 triệu hộ kinh doanh được quản lý thuế, trong đó gần 2 triệu hộ nộp thuế khoán. Mức thu bình quân mỗi hộ khoảng 672.000-700.000 đồng một tháng. Năm ngoái, tổng thu ngân sách từ nhóm hộ và cá nhân kinh doanh đạt khoảng 26.000 tỷ đồng. Nửa đầu năm nay, số này ước đạt trên 17.000 tỷ.

Nghị quyết 68 của Bộ Chính trị yêu cầu xóa bỏ hình thức thuế khoán, chậm nhất trong 2026. Ngành thuế cũng triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để mở rộng cơ sở tính thuế. Đại diện cơ quan thuế cho rằng đây là bước chuẩn bị cần thiết để hộ kinh doanh phát triển thành doanh nghiệp, tiếp cận chính sách hỗ trợ và nguồn lực mở rộng kinh doanh.

Theo quy định, khi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, hóa đơn và chứng từ là căn cứ để xác định nguồn gốc, tính hợp pháp của hàng hóa. Tuy nhiên, bà Lê Yến - CEO Công ty Tư vấn thuế Hà Nội (Hanoitax), cho rằng trước đây hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán (thuế tính trên doanh thu ước tính), nên không bắt buộc họ phải ghi sổ hay lưu trữ hóa đơn đầu vào. Vì vậy, việc nhiều hộ không có hóa đơn nhập hàng là "điều khách quan".

Để chuyển sang kê khai thuế, CEO Hanoitax cho rằng hộ kinh doanh nên kiểm kê toàn bộ hàng thực tế tồn tại thời điểm 31/12/2025, lập biên bản kiểm kê hàng. Sau đó, họ cần ghi nhận giá trị tồn kho này làm số dư đầu kỳ của năm 2026 trong sổ kế toán.

"Việc này là hợp lý, bởi quá trình đầu chuyển đổi sang kê khai, cơ quan thuế khó có thể yêu cầu hộ kinh doanh xuất trình hóa đơn đầu vào của những năm trước khi họ chưa phải ghi sổ kế toán", bà Yến nêu.

Cùng quan điểm, Chủ tịch Hội tư vấn thuế Nguyễn Thị Cúc cho rằng ở giai đoạn đầu kê khai, nghĩa vụ thuế được xác định chủ yếu trên doanh thu bán ra, do đó tiểu thương cần tự rà soát toàn bộ hàng tồn, loại bỏ sản phẩm không hợp pháp. Với số hàng còn lại (không thuộc nhóm hàng nhập lậu hay giả), bà đề xuất hộ kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế bán ra, để không bị cơ quan thuế truy cứu, xử phạt do thiếu hóa đơn, chứng từ.

Từ 2026 trở đi, chuyên gia lưu ý hộ kinh doanh phải có cách quản lý chặt hơn, mỗi lần nhập hàng phải có hóa đơn đầu vào hợp lệ để đảm bảo được khấu trừ, hạch toán và chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan thuế kiểm tra.

Một thực tế có thể phát sinh, theo chuyên gia, là phần mềm quản lý của cơ quan thuế không có chức năng riêng để hộ kinh doanh nhập, kê khai hàng tồn đầu kỳ. Khi đó, hệ thống thuế sẽ tự động xác định hàng tồn này là "hàng âm", tức không có nguồn gốc đầu vào và chỉ số rủi ro sẽ cảnh báo bất thường, khiến hộ kinh doanh và cán bộ thuế gặp khó trong xác minh, theo dõi.

Vì thế, chuyên gia kiến nghị cơ quan thuế điều chỉnh hoặc bổ sung một mục riêng trong phần mềm khai thuế điện tử để hộ kinh doanh kê khai hàng tồn kho đầu kỳ (không có hóa đơn). Điều này giúp quá trình chuyển đổi thuận lợi, đảm bảo dữ liệu đầu vào trên hệ thống thống nhất, phản ánh đúng thực tế kinh doanh.

Riêng với các hộ chuyển đổi sang doanh nghiệp, việc quản lý thuế chặt chẽ hơn. Theo đó, ngoài xác minh nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng (thuế VAT) và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

"Hàng hóa tồn kho không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, tức là các sản phẩm này bị loại khỏi chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp", bà Cúc nhấn mạnh.

Về giải pháp, bà Nguyễn Thị Cúc cho biết biện pháp đơn giản nhất là hộ, cá nhân kinh doanh tự kiểm kê và xuất hóa đơn "bán" cho chính doanh nghiệp do mình thành lập. Đây là căn cứ hạch toán giá vốn hàng của công ty mới. Tuy nhiên, cách này khiến số thuế phải nộp tăng lên, dù hàng thực tế vẫn còn trong kho, gây áp lực tài chính cho hộ khi chuyển đổi.

Một hướng khác là hộ kinh doanh thuê đơn vị thẩm định giá xác định giá trị hàng tồn, rồi ghi nhận phần này như vốn góp vào doanh nghiệp mới thành lập. Dù vậy, khi hàng bán ra, doanh nghiệp vẫn gặp vướng do thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh nguồn gốc.

Để tháo gỡ, bà Cúc cho rằng nhà điều hành có thể nghiên cứu cơ chế đặc thù cho phép hộ kinh doanh được kiểm kê, định giá hàng tồn kho qua tổ chức thẩm định giá độc lập. Họ sẽ được lập bảng kê giá trị hàng tồn phù hợp với thị trường, làm căn cứ xác định giá vốn khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Song việc này cần được cấp có thẩm quyền cho phép và hướng dẫn, nhằm đảm bảo minh bạch, thuận lợi cho quá trình chuyển đổi.