Hiện nay, việc chứng thực bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc được quy định chi tiết tại Luật công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ. Theo đó:
- Điều 77 Luật công chứng 2014 quy định:
Điều 77. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên
1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.
- Khoản 1 và 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, có thể thấy rằng pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc.
Tuy nhiên, xét dưới góc độ thực tiễn thì:
- Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.
- Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân…) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý trong thời hạn bản gốc còn giá trị.
Thực tế cho thấy để tránh trường hợp thông tin đã bị thay đổi sau khi chứng thực bản sao nên một số cơ quan vẫn yêu cầu mọi người cung cấp bản sao y trong thời gian từ 3 đến 6 tháng để đảm bảo “tính mới” cho bản sao mặc dù bản chất của việc yêu cầu là không có cơ sở pháp lý.